Sinds 2015 is in Nederland de Werkkostenregeling van kracht. Voor diverse vergoedingen aan werknemers levert dit fiscaal voordeel op, bijvoorbeeld op de verstrekking van lunch. En om bedrijven wat – broodnodige - steun te bieden tijdens de Corona crisis, is deze regeling tijdelijk verruimd. In dit blog lees je over de WKR en hoe je dit kunt combineren met Oh My Lunch.  

De voordelen van lunchen op het werk

Een verrukkelijke én verantwoorde lunch voor jouw topteam is met Oh My Lunch in een paar stappen geregeld. En OH MY, wat een voordelen levert dat op! Samen genieten van een verse lunch geheel naar eigen voorkeur, een moment om te re-boosten en bij te praten of elkaar juist beter te leren kennen. Om vervolgens met nieuwe energie weer aan de slag te kunnen gaan. Vooral in deze tijd van sociale ontberingen, hebben we die momenten misschien wel nog harder nodig. Zij het op een verantwoorde manier natuurlijk. En hoe zit het met de kosten? Want wanneer je als werkgever (een deel van) de lunch voor werknemers betaalt, hoe werkt dat dan belastingtechnisch? Dankzij de WKR is ook daar voordeel te halen.

Wat is WKR

Een niet-zakelijke lunch die verstrekt of vergoed wordt door de werkgever, wordt door de Belastingdienst gezien als extra uitgekeerd loon, ofwel eindheffingsloon, en daarom ook extra belast in de vorm van een eindheffing (80%). De werkkostenregeling, in het kort WKR, zorgt voor een budget waarmee de werkgever toch maaltijden kan verstrekken zonder dat daar loonbelasting of een eindheffing over moet worden afgedragen, de zogenaamde vrije ruimte. De hoogte van het bedrag van deze bestedingsruimte is 1,7% van de totale loonsom (tot 400.000 euro per jaar, voor alles daarboven wordt een lager percentage van 1,2% gehanteerd). 

Een bedrijf met een loonsom van EUR 400.000 heeft dus jaarlijks een vrije ruimte van EUR 6.800, te besteden aan bijvoorbeeld lunch in de bedrijfskantine. Over alles wat binnen deze ruimte wordt vergoed of verstrekt, is geen loonheffing verschuldigd. Voor maaltijden is een normbedrag vastgesteld van EUR 3,35. Dat wil zeggen dat een werkgever per lunch EUR 3,35 mag onderbrengen in de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer kan van dit bedrag worden afgetrokken. Even een rekenvoorbeeld ter verduidelijking;‍

Je verstrekt aan een werknemer een lunch in de bedrijfskantine van EUR 10,00. De werknemer betaalt een eigen bijdrage van EUR 2,00. Het normbedrag voor maaltijden (EUR 3,35) minus de eigen bijdrage (EUR 2,00) zal worden aangemerkt als extra loon, in dit geval dus EUR 1,35. Dit bedrag mag worden ondergebracht binnen de vrije ruimte van de WKR. Er is dan geen eindheffing verschuldigd over de verstrekking. Let wel, dit geldt zolang het totaalbedrag van de vrije ruimte niet wordt overschreden.

WKR in de administratie

De werkkostenregeling is een verplicht onderdeel van de loonadministratie. In veel boekhoudsoftware is de regeling al geïntegreerd en kan een eventueel WKR-deel automatisch aan grootboekrekeningen gekoppeld worden. Je mag de eindheffing jaarlijks aangeven na afloop van een kalenderjaar, of per aangiftetijdvak. Wat ook erg handig is en veel administratieve rompslomp scheelt; de verstrekkingen en vergoedingen hoeven in de boekhouding niet per werknemer te worden bijgehouden maar alleen als totaalbedrag.

Verruiming vanwege COVID-19

De Coronac risis hakt er stevig in, ook in het bedrijfsleven. Gelukkig voert de overheid ook maatregelen in die wat lucht kunnen geven in krappe tijden. Zo is voor 2020 en 2021 de werkkostenregeling verruimd. De vrije ruimte is verhoogd van 1,7% naar 3,0%, wat in de praktijk een extra potje oplevert van maar liefst EUR 5.200 bij een loonsom van EUR 400.000. In totaal dus een pot van EUR 12.000. Dat zijn echt veel lunches! Met het huidig geldende thuiswerkadvies, bieden de regelementen ook mogelijkheden om thuiswerkende werknemers tegemoet te komen in extra kosten of gewoon om een beetje lief voor ze te zijn in deze zware tijden, zonder de extra loonlasten naderhand.

Let’s eat

In het bestelproces van Oh My Lunch kun je heel eenvoudig aangeven hoe de kosten voor de lunch in rekening moeten worden gebracht. Zo kan een deel door de werknemer en werkgever betaald worden (waardoor van de WKR gebruikt gemaakt kan worden) of kan het volledig door de werkgever of werknemer betaald worden. Met een extra steuntje in de rug van de overheid, is dit hét moment om weer in te zetten op een gezond en sterk team. So, let’s have lunch! Je kan nu lunch bestellen door heel Nederland denk hier bijvoorbeeld aan de Randstad en grote steden als Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag. Mail ons om de mogelijkheden te bespreken: requests.nl@ohmylunch.com

Bron: Handboek voor loonheffingen 2021, Belastingdienst, 2021 (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/personeel-en-loon)

‍